Privacyverklaring Dienst Terugkeer en Vertrek

Privacyverklaring Dienst Terugkeer en Vertrek

De Dienst Terugkeer en Vertrek respecteert uw privacy. Wij vinden het belangrijk dat het terugkeerproces transparant, duidelijk en betrouwbaar is. Wij gaan daarom zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en zorgen ervoor dat elke verwerking van uw persoonsgegevens voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.

In deze Privacyverklaring wordt uitgelegd hoe we met uw persoonsgegevens omgaan. Deze kan van tijd tot tijd wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.

De meest actuele versie van de Privacyverklaring vindt u altijd op de pagina Privacy op www.dienstterugkeerenvertrek.nl. Wij raden u aan deze Privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. In de Privacyverklaring wordt altijd de laatste datum van wijziging aangegeven.
Deze Privacyverklaring is opgesteld op 8 februari 2018.

Wanneer is deze Privacyverklaring van toepassing?

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verzamelen om vertrek uit Nederland te realiseren.

Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De Dienst Terugkeer en Vertrek, gevestigd Rijnstraat 8, 2515 XP te Den Haag, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacyverklaring. Voor vragen betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u een e-mail sturen naar: ASA@dtv.minvenj.nl, t.a.v. de Privacy Officer.

De Dienst Terugkeer en Vertrek houdt een register van de verwerkingsactiviteiten bij conform artikel 30 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit register bevat alle volgende gegevens:

  • De naam en de contactgegevens van de Dienst Terugkeer en Vertrek en
  • De doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt;
  • Van wie, welke persoonsgegevens worden verwerkt;
  • Aan wie de gegevens worden verstrekt;
  • De bewaartermijnen van de persoonsgegevens;
  • Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen

Privacyverklaring

In deze Privacyverklaring is beschreven welke persoonsgegevens wij verwerken om vertrek van migranten uit Nederland te kunnen realiseren. De volgende onderwerpen worden uitgelegd:

  1. Welke persoonsgegevens verwerken wij en hoe krijgen wij de beschikking over deze persoonsgegevens;
  2. Gebruik van Cookies;
  3. Doel van en wettelijke basis voor de verwerking van persoonsgegevens;
  4. Bewaartermijn persoonsgegevens;
  5. Toegang derden tot uw persoonsgegevens;
  6. Beveiligingen van uw persoonsgegevens;
  7. Geautomatiseerde besluitvorming;
  8. Vragen en verzoeken over de uitoefening van uw privacy rechten.

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij en hoe krijgen wij de beschikking over deze persoonsgegevens

Als professionele terugkeerorganisatie voeren wij het terugkeerbeleid uit. Wij regisseren het vertrek van migranten als zij geen recht hebben op verblijf in Nederland. Hiertoe worden persoonsgegevens verwerkt van zowel migranten, medewerkers van de DT&V en andere partijen, zoals tolken en gemachtigden. Van voornoemde betrokkenen worden de naam, adres en woonplaats, de zogenoemde NAW gegevens, verwerkt.
Van de migrant worden naast de NAW gegevens ook de nationaliteit, geboortedatum en –plaats, spreektaal en bij wet voorgeschreven persoonsnummers zoals het vreemdelingennummer geregistreerd.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens die in de Privacywetgeving worden benoemd en door ons van de migrant geregistreerd worden, zijn gegevens over de gezondheid, vingerafdrukken en pasfoto’s.

Persoonsgegevens van migranten worden op twee manieren verkregen:

  • De migrant verstrekt zelf persoonsgegevens tijdens gesprekken met onze medewerkers zodra het terugkeerproces wordt opgestart;
  • De benodigde persoonsgegevens krijgen wij van andere overheidsdiensten en maatschappelijke organisaties die tijdens het proces voor de aanvraag van een verblijfsvergunning en gedurende het vertrekproces zijn verzameld.

Van projectmedewerkers van inter- en niet-gouvernementele organisaties worden in het kader van verlenen, vaststellen en controle op de subsidiering van terugkeerproject financiële gegevens en gegevens betreffende de arbeidsrelatie verwerkt.

Mogelijke betrokken overheidsdiensten en (maatschappelijke) organisaties zijn:

  • IND;
  • COA;
  • Nationale Politie
  • Koninklijke Marechaussee;
  • Internationale Organisatie voor Migratie (IOM);
  • Gemeenten;
  • Stichting NIDOS;
  • Ministerie van Buitenlandse Zaken;
  • Vervoerders;
  • Reisbureau;
  • Inter- en niet-gouvernementele organisaties die terugkeerprojecten uitvoeren;
  • Derde landen, zoals bevoegde autoriteiten van landen van transit en bestemming.
    Deze ontvangen uitsluitend informatie over uw identiteit en nationaliteit. Het gaat hier om informatie die nodig is voor de afgifte van een (vervangend) reisdocument. Er worden geen gegevens verstrekt over uw achtergrond (asiel of niet asiel) en ook niet over de reden van verblijf in Nederland. Er worden nooit gegevens verstrekt over uw asielrelaas. Dit is conform de bepalingen in Vreemdelingencirculaire 2000.

Download hieronder een uitgebreid overzicht van de partijen waarmee wij gegevens delen en ontvangen ten behoeve van het terugkeerproces.

2. Gebruik van cookies

Wij gebruiken alleen technische en functionele cookies ten behoeve van een adequate werking van de website. Voor de plaatsing van deze cookies is geen voorafgaande toestemming van u nodig daar deze geen effect hebben op uw privacy.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

U kunt zich afmelden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen. Op de pagina Cookies staat een overzicht van deze cookie toepassingen.

3. Doel van en wettelijke basis voor de verwerking van persoonsgegevens

De Privacywetgeving vereist dat wij persoonsgegevens alleen verwerken voor duidelijk omschreven doelen. De doelen waarvoor wij uw gegevens verwerken zijn beschreven in artikel 107 van de Vreemdelingenwet 2000.
Het gaat dan om de uitvoering van de Vreemdelingenwet en aan de uitvoering van de Vreemdelingenwet verbonden wettelijke voorschriften gericht op het begeleiden en realiseren van het vertrek uit Nederland.

Het doel van de verwerking van de bijzondere categorieën van persoonsgegevens is beschreven in artikel 107a van de Vreemdelingenwet 2000. De bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor zover dat noodzakelijk is voor de realisatie van het vertrek uit Nederland. In artikel 7.1a van het Voorschrift Vreemdelingen 2000 staat omschreven wanneer de verwerking van de bijzondere categorieën van persoonsgegevens noodzakelijk is.
Daarnaast worden persoonsgegevens ten behoeve van verantwoordings- en sturingsrapportages verwerkt met het doel inzicht te verkrijgen in de uitvoering van de begeleiding en het realiseren van uw vertrek uit Nederland en deze, daar waar mogelijk, te verbeteren.
Het inwinnen en verwerken van informatie voor het verstrekken en vaststellen van subsidies is gebaseerd op de Awb en de wet Justitiesubsidies.

4. Bewaartermijn persoonsgegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor u ze heeft achtergelaten. Daarna worden de gegevens vernietigd. Wij hanteren daarbij drie fases:

  • De eerste fase is de periode waarin het vanuit het oogpunt van de taakuitvoering (werken aan uw vertrek) van belang is dat persoonsgebonden dossiers altijd, direct en integer ter beschikking staan (drie jaar).
  • De tweede fase is de periode waarbinnen wij vragen uit de samenleving moet kunnen beantwoorden en verantwoording moet kunnen afleggen over het beleid en de uitvoering daarvan (een tot vijftien jaar).
  • De derde fase wordt ingegeven door het historisch belang.

Op persoonsdossiers ouder dan vijftien jaar wordt een bewerking uitgevoerd om te bepalen welke gegevens bewaard moeten blijven. Het resultaat hiervan is dat een deel van het persoonsdossier wordt vernietigd en een ander deel naar het Nationaal Archief wordt overgebracht om bewaard te worden. Hierop zijn zogenaamde selectielijsten (een Basis Selectie document) van toepassing:

  • BSD Toelating Vreemdelingen actualisatie Justitie 1945
  • BSD Nationaliteiten 1945 – heden

Gezichtsopnames en vingerafdrukken worden niet langer bewaard dan:

  • Vijf jaar nadat de aanvraag tot het verlenen van een machtiging tot voorlopig verblijf is afgewezen;
  • In geval van rechtmatig verblijf: vijf jaar nadat de betrokken migrant, wiens rechtmatig verblijf is geëindigd, Nederland aantoonbaar heeft verlaten; of
  • Als tegen de migrant een inreisverbod is uitgevaardigd of de migrant ongewenst is verklaard: vijf jaar na afloop van de geldigheidsduur van het inreisverbod onderscheidenlijk de ongewenstverklaring.

5. Toegang derden tot uw gegevens

Wij zijn op grond van de Vreemdelingenwet 2000 bevoegd en soms verplicht aan overheidsorganisaties die gegevens en inlichtingen te verstrekken, die zij voor de vervulling van hun taak nodig hebben. In bepaalde situaties is sprake van doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen. In deze gevallen worden passende maatregelen getroffen ter bescherming van uw persoonsgegevens.

Het uitgangspunt hierbij is dat alle persoonsgegevens vertrouwelijk moeten worden behandeld. Het gaat dan om gegevens die door de migrant aan ons zijn verstrekt en persoonsgegevens van de migrant waarover wij de beschikking hebben verkregen met als doel vertrek uit Nederland mogelijk te maken. Ook betreft het persoonsgegevens van medewerkers van organisaties die een bijdrage leveren aan het terugkeerproces waarover wij de beschikking hebben gekregen in het kader van de bedrijfsvoering.

Hiertoe werken alle medewerkers van de Dienst Terugkeer en Vertrek conform het vastgestelde Privacy beleid. Wij beoordelen in voorkomende gevallen of de verstrekking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is en of uw persoonlijke levenssfeer niet onnodig wordt geschaad. Hiertoe wordt bekeken of het doel waarvoor uw persoonsgegevens worden opgevraagd bereikt kan worden met minder of geen persoonsgegevens.

Download hieronder het Privacy beleid van de Dienst Terugkeer en Vertrek.

6. Beveiligingen van uw persoonsgegevens

Wij hebben passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen en om misbruik van uw gegevens te voorkomen. Alle personen die van de gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

7. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken bij te nemen besluiten met het oog op uw vertrek geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming zonder menselijke tussenkomst.

8. Vragen en verzoeken over de uitoefening van uw privacy rechten

Als u wilt u weten welke gegevens wij van u hebben en of die gegevens juist zijn, dan kunt u uw gegevens bij ons opvragen.

U ontvangt dan binnen vier weken een overzicht van uw persoonsgegevens. U kunt uw persoonsgegevens opvragen door ons een verzoek per post of e-mail te sturen via de contactgegevens zoals hieronder vermeldt. Als er onjuistheden zijn in de geregistreerde gegevens, kunt u ons vragen om deze aan te vullen, te corrigeren of te verwijderen.

Als uw verzoek betrekking heeft op een cookie, dan vragen wij u om een kopie van de cookie mee te sturen met uw aanvraag. U kunt dit bestand terugvinden via de instellingen van uw browser.

Ook hebt u het recht om bezwaar te maken en het recht om niet onderworpen te worden aan besluitvorming louter gebaseerd op geautomatiseerde verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt deze verzoeken, voorzien van een motivatie, schriftelijk indienen door een brief te sturen naar de Dienst Terugkeer en Vertrek, Postbus 164, 2501 CD Den Haag, of via e-mail aan ASA@dtv.minvenj.nl t.a.v. de Privacy Officer.

Tot slot kunt u te allen tijde een klacht, voorzien van een motivatie, indienen over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens zijn om gegaan gedurende het terugkeer proces. U kunt uw klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ in Den Haag.