Presentatie in persoon

Presentatie in persoon

Meestal vraagt de diplomatieke vertegenwoordiging, voor het een laissez passer afgeeft, om een persoonlijk gesprek met de vreemdeling. Dit wordt een ‘presentatie in persoon’ genoemd. Een diplomatieke vertegenwoordiging wil dat vaak om zekerheid te krijgen of de betreffende vreemdeling ook echt uit dat land komt.

Binnen 30 dagen na het schriftelijk indienen van een laissez passer aanvraag, laat de regievoerder de vreemdeling weten op welke datum hij verwacht wordt voor een eventuele presentatie. Het streven is elke vreemdeling binnen twee maanden na het indienen van de aanvraag te presenteren aan de diplomatieke vertegenwoordiging.

Drie manieren van presenteren

Een presentatie kan op drie manieren plaatsvinden: 

  • In persoon. De locatie waar een presentatie plaatsvindt wordt bepaald in overleg met de diplomatieke vertegenwoordiging. De regievoerder nodigt de vreemdeling (schriftelijk) uit voor de presentatie en regelt als het nodig is vervoer voor de vreemdeling om naar de betreffende locatie te reizen. 
  • Per telefoon. De regievoerder nodigt de vreemdeling (schriftelijk) uit voor de telefonische presentatie. Tijdens de telefonische presentatie heeft de regievoerder een waarnemende rol. Na afloop van het telefoongesprek tussen de vreemdeling en de diplomatieke vertegenwoordiging, neemt de afdeling Laissez Passer contact op met de diplomatieke vertegenwoordiging om navraag te doen naar de uitkomst van het gesprek. 
  • Schriftelijk. Bij een schriftelijke presentatie wordt de aanvraag voor de laissez passer schriftelijk afgehandeld en vindt er geen persoonlijke presentatie plaats.

Presenteerbaarheidscheck

Drie werkdagen vóór de presentatie controleert de medewerker van de directie Internationale Aangelegenheden nog een keer wat de status is van de vreemdeling. Is deze officieel verwijderbaar of niet? Deze informatie haalt hij uit de Basisvoorziening Vreemdelingen (BVV). Dit heet de presenteerbaarheidscheck.

Aanvullende stukken

De presentatie in persoon aan de diplomatieke vertegenwoordiging gaat altijd vergezeld van een laissez passer presentatieset. Deze set bestaat uit de aanbiedingsbrief, een kopie van het aanvraagformulier en kopieën van pasfoto’s en eventuele nationaliteitsverklaringen, identiteitsdocumenten en vingerafdrukken. Ook eventuele nuttige informatie die de afdeling heeft ontvangen ná indienen van de aanvraag wordt toegevoegd aan de presentatieset.

Aanwezigheid derden

Als een vreemdeling wil dat zijn rechtshulpverlener of tolk bij de presentatie aan de diplomatieke vertegenwoordiging aanwezig is, is het zijn eigen verantwoordelijkheid hier toestemming voor te krijgen van de diplomatieke vertegenwoordiging.

De aanwezigheid van derden bij een presentatie in persoon mag er niet toe leiden dat het uitvoeringsproces van de betreffende afdeling van de directie Internationale Aangelegenheden, wordt gefrustreerd. In het presentatieverslag wordt vastgelegd welke op- of aanmerkingen de rechtshulpverlener tijdens de presentatie maakt. Eventuele kosten voor een tolk, die bijvoorbeeld door een advocaat bij de presentatie is meegenomen, worden niet vergoed door de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V).

Voorbereiding

Om het doel en nut van een presentatie in persoon aan de vreemdeling duidelijk te maken wordt tijdens het persoonlijke gesprek over de laissez passer aanvraag het informatieblad 'Interview met de diplomatieke vertegenwoordiger' uitgereikt. Het informatieblad is beschikbaar in 19 talen. Ook toont de regievoerder de vreemdeling de film 'Presentatie in Persoon'. De film is beschikbaar in 10 talen.

Verslag

Van elke presentatie maakt de begeleidend medewerker van de directie Internationale Aangelegenheden een verslag, dat wordt opgenomen in het vertrekdossier van de betreffende vreemdeling.

Het verslag is een openbaar dossierstuk dat valt onder de Wet openbaarheid van bestuur en de Wet bescherming persoonsgegevens. Dit betekent dat het verslag door de vreemdeling of diens gemachtigde kan worden opgevraagd. Ook bij een gerechtelijke procedure of een politieke interventie kan het verslag worden gebruikt. Ook eventuele incidenten, bijzondere constateringen tijdens de uitvoering of afwijkingen van het gebruikelijke verloop van een presentatie in persoon, worden in het verslag opgenomen.